Как выдать деньги под отчет

Как выдать деньги под отчет и получить за них отчет.

В некоторых случаях у компании может возникнуть необходимость оплатить мелкие покупки, услуги, работы. При этом деньги организации просто снять и потратить не получится, даже есть это нужно для осуществления уставной деятельности. Необходим учет доходов и расходов в целях правильного налогообложения.

Есть два способа произвести расчеты: можно перечислить средства с расчетного счета, но это не всегда удобно, допустим, при покупке канцелярии или оплате обеда с представителем контрагента. Второй способ – выдать сотрудникам, которые потратят деньги и отчитаются о расходах. На бухгалтерском языке – это выдача средств под отчет. Термин вполне легитимный, упоминается в Указании Банка России №3210-У от 11.03.2014г., основном документе о кассовых операциях, подотчетных деньгах и подотчетных лицах.

Что означает «под отчет»

Под отчет – это сумма, выданная сотруднику на предстоящие для компании расходы, о трате которой он должен отчитаться, предоставив платежные документы. Например, в офисе не оказалось бумаги и ручек, сотруднику выдали деньги на приобретение канцелярии, он купил необходимые товары, предоставил покупки и чеки.

Мелкая канцелярия не исчерпывает собой все цели, на которые можно выдать деньги под отчет. Сотрудникам могут потребоваться средства в командировке, на деловых встречах для оплаты представительских расходов.

В каких случаях компании выдают средства под отчет:

· на оплату хозяйственных нужд организации, покупку товаров, работ или услуг;

· на командировочные расходы сотрудника: оплату проезда, проживания, сборов путешественника, на суточные;

· на представительские расходы: оплату деловых обедов, рабочих встреч с партнерами и контрагентами.

Выдать деньги под отчет можно только для оплаты расходов, необходимых для осуществления деятельности компании. Оплатить расходы работника таким образом нельзя, нужно оформить заем или материальную помощь.

Подотчетные суммы – это выданные средства, подотчетные лица – сотрудники предприятия, получившие деньги.

Кто может быть подотчетным лицом

Деньги под отчет можно выдать любому сотруднику компании, от директора до рядового исполнителя, работающему по трудовому контракту или гражданско-правовому договору.

Правила здесь следующие:

· основное условие для подотчетного лица – наличие действующего трудового договора или договора ГПХ (гражданско-правового характера). Даже учредитель не может получить деньги под отчет, если не оформлен в компании официально;

· выдать средства можно любому лицу, а не только материально-ответственному, заключать договор о материальной ответственности при этом не нужно. В то же время выдача денег порождает обязательства отчитаться о тратах. Если сотрудник не предоставит платежные документы, подтверждающие расходы, и авансовый отчет, или не вернет деньги, работодатель вправе вычесть соответствующую сумму из зарплаты или взыскать в судебном порядке;

· выдать деньги можно и в том случае, если сотрудник еще не отчитался за прошлый подотчет. Ранее существующий запрет на повторную выдачу отменен Указанием ЦБ РФ №4416-У от 19.06.2017г.;

· индивидуальный предприниматель не уполномочен брать деньги под отчет, потому что он не является сотрудником у самого себя и заключить трудовой договор с самим собой не может. ИП это и не нужно, так как ему разрешено брать деньги из кассы в любое время по расходному ордеру при указании цели трат. Также у него всегда есть доступ к расчетному счету. При этом ИП может вообще не вести кассовые документы.

Сотруднику другой компании, даже аффилированной, материнской или дочерней, выдать деньги под отчет нельзя.

Порядок оформления

До 2017 года выдача денег под отчет осуществлялась только по заявлению с обоснованием трат и указанием суммы. Поправки, внесенные Указанием №4416-У от 19.08.2017г., сделали заявление необязательным.

Поэтому сейчас выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя или заявления, одно из двух, но последнее не является обязательным. Если выдача осуществляется на основании заявления работника, директор ставит на нем визу с указанием подотчетного лица, суммы, назначения трат и сроков.

Основные особенности процедуры и требования по оформлению подотчета:

· средства могут быть выданы из кассы наличными, перечислены на корпоративную карту или зарплатную карту;

· при этом выдача наличными возможна только из средств, полученных с расчетного счета или от продажи товаров, работ, услуг. Выдавать наличными деньги, полученные от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц нельзя, как и полученные из других источников тоже;

· перечислять средства на зарплатную карту можно на командировочные расходы или в целях компенсации расходов сотрудника, подтвержденных документарно;

· унифицированных форм заявления и приказа нет, но введены обязательные реквизиты. В заявлении работник должен указать дату составления обращения, сумму и срок выдачи. В приказе надо обязательно указать фамилию, имя, отчество сотрудника, которому предоставляются средства, сумму денег, срок, на который она выдается, цели подотчета, их лучше указывать очень конкретно (5 пачек бумаги, 10 ручек), расплывчатые формулировки могут насторожить налоговую. Желательно также указать способ выдачи: наличными или на карту. Если деньги перечисляются на карту, указываются реквизиты карты;

· если срок, на который оформлен подотчет, не указан, считается, что он составляет день;

· виза директора, дата и регистрационный номер тоже являются обязательными реквизитами приказа;

· срок, в течение которого подотчетное лицо составляет авансовый отчет, устанавливается руководителем, трехдневный срок отменен Указанием №5587-У от 05.10.2020г.;

· одним приказом можно оформить несколько подотчетов (несколько сумм или выдачу нескольким лицам);

· в приказе можно закрепить постоянную выдачу денег;

· в соответствии с указанием ЦБ РФ №5348-У от 09.12.2019г. установлен лимит суммы наличных расчетов – 100 000 рублей по одному договору. Если сумма больше, необходимо подключать безналичные расчеты. При этом ограничений по сумме выданных под отчет средств в законодательстве нет.

Чтобы наладить работу с подотчетными средствами и подотчетными лицами, рекомендуется принять отдельный локальный нормативный акт, в нем установить порядок получения (на основании приказа или заявления), порядок оформления, сроки, на которые предоставляются деньги, и сроки составления авансового отчета, порядок возврата неиспользованных средств и компенсации собственных средств работника, порядок работы с корпоративной картой, возможность перечисления средств на карту сотрудника. При работе с корпоративной картой часто прописывают, что любая трата по ней или списание являются подотчетом, и устанавливается общий срок для отчета сотрудника о расходах: неделя, месяц, квартал.

Также стоит разработать инструкции для бухгалтерии и подотчетных лиц, в которых определить цели, максимальные суммы, требования к платежным документам и т.д.

Как происходит выдача средств

Порядок следующий:

· директор издает приказ или ставит визу на заявлении работника;

· из кассы деньги выдает кассир, бухгалтер или руководитель по расходному-кассовому ордеру 0310002. Подпись на нем ставят также кассир, бухгалтер и руководитель. Обязательными являются подписи бухгалтера и руководителя. Однако подпись руководителя необязательна, если в компании есть бухгалтер и на документах, прикладываемых к РКО, стоит виза директора. При переводе средств на карту необходимо обязательно указать в основании платежа, что это подотчетные средства, перечисленные по конкретному приказу;

· сотрудник тратит деньги в предусмотренный срок и составляет авансовый отчет также в срок, который указан руководителем. Расходы обязательно подтверждаются платежными документами, например, при покупке канцелярии – это товарный и кассовый чек. При этом в документах обязательно должны быть все реквизиты: ИНН и наименование продавца, дата, название товара полностью (конкретно ручки, а не в общем канцтовары), количество и цена: за единицу товара и итоговая. Другие платежные документы – накладные, билеты, бланки строгой отчетности и т.д.;

· бухгалтерия проверяет авансовый отчет, директор и бухгалтер подписывают его;

· если у сотрудника остались деньги, сотрудник их возвращает по приходному ордеру или на расчетный счет;

· если сотрудник потратил свои деньги, ему выплачивается компенсация по РКО или отдельной платежкой, не совместно с зарплатой, чтобы налоговая не доначислила налоги и взносы.

Унифицированная форма авансового отчета в настоящее время необязательна, поэтому в компании можно утвердить собственную и применять ее. Рекомендуется сделать ее приложением к локальному нормативному акту. Важно включить в бланк все обязательные реквизиты первички, указанные в ст. 9 ФЗ-402.

Что делать, если сотрудник не предоставил авансовый отчет

Прежде всего, стоит напомнить о наличии такой обязанности. Ответственный сотрудник в этом случае либо составит авансовый отчет, либо напишет заявление об удержании средств из заработной платы. Чтобы удерживать средства, нужно издать отдельный приказ с подписью руководителя. При этом существуют ограничения по удержанию, установленные ст.ст. 138 и 248 ТК РФ:

· оформить приказ нужно в течение месяца с даты предполагаемого возврата сотрудником средств. Если месяц пропущен, нужно обращаться в суд;

· подотчетная сумма не должна превышать месячный заработок, в противном случае придется идти в суд;

· сумма ежемесячных удержаний не может быть больше 20% от заработка;

· работник не оспаривает размер и основания задолженности, о чем надо взять с него расписку.

Если сотрудник проигнорировал обращение и не вернул средства, есть несколько вариантов:

· удержать из заработка на основании приказа при соблюдении вышеуказанных ограничений;

· взыскать средства через суд;

· простить долг;

· списать долг, если истек срок исковой давности для обращения в суд, это 3 года.

По письменному обращению работника работодатель вправе производить отчисления из зарплаты в любом размере и по любому основанию. То есть, при желании работника ежемесячный размер отчислений в счет погашения подотчета может быть больше 20%.

Взыскание долга через суд производится в общем порядке: определяется подсудность, собирается доказательственная база, уплачивается госпошлина и подается иск в суд. Важно правильно оформить документы в соответствии с актуальной версией ГПК РФ, и предоставить все доказательства. Реальное взыскание осуществляется службой судебных приставов, если сотрудник не погасит долг самостоятельно, из его дохода или при помощи реализации имущества.

Чтобы простить долг можно издать отдельный приказ или оформить договор дарения. Во втором случае 4 000 рублей можно вычесть из налогооблагаемой базы как материальную помощь.

Списание производится на основании приказа, учитывать эту сумму в расходах на УСН запрещает НК РФ. При прощении и списании производится начисление НДФЛ и взносов.

Директор, также как и любой сотрудник, может брать деньги под отчет. Но если такие операции производятся регулярно без обоснования трат, налоговая может счесть их беспроцентным займом и доначислисть налог. Подотчет директора нередко используется для вывода средств из ООО и ФНС может не дожидаясь истечения срока исковой давности начислить налоги. Опровергать позицию налоговой придется в суде.

Подписывайтесь на наш телеграм-канал .

Давид Гликштейн, менеджер. Пишу статьи, ищу интересную информацию и предлагаю способы ее практического использования. Верю, что благодаря качественной юридической аналитике клиенты приходят к юридической фирме, а не наоборот.

В случае, если Ваш судебный спор или иной спор, договорная работа или любая другая форма деятельности касается вопросов, рассмотренных в данном или ином нашем материале, рекомендуем проверить и убедиться, что Ваша правовая позиция соответствует последним изменениям практики и законодательству.

Мы будем рады оказать Вам юридическую помощь по поводу минимизации юридических рисков и имеющимся возможностям. Мы постараемся найти решение, подходящее именно для Вас.

Звоните по телефону +7 (383) 310-38-76 или пишите на адрес info@vitvet.com.

Наша юридическая компания оказывает различные юридические услуги в разных городах России (в т.ч. Новосибирск, Томск, Омск, Барнаул, Красноярск, Кемерово, Новокузнецк, Иркутск, Чита, Владивосток, Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Нижний Новгород, Казань, Самара, Челябинск, Ростов-на-Дону, Уфа, Волгоград, Пермь, Воронеж, Саратов, Краснодар, Тольятти, Сочи).

Предлагаем своим клиентам наши юридические услуги по следующим направлениям:

а) защита и охрана интеллектуальной собственности (от регистрации товарного знака до споров по любым результатам интеллектуальной деятельности, в т.ч. сами товарные знаки, программы для эвм);

б) корпоративные вопросы и споры (от организации и проведения ГОСУ, ВОСУ до оспаривания сделок, взыскания убытков с директора, признания решений органов управления недействительными);

в) ведение судебных споров (споры в судах общей юрисдикции, арбитражных судах, третейских судах);

г) налоговые вопросы (от аудита бизнес-процессов на предмет налоговых рисков, сопровождения налоговых проверок до оспаривания результатов проверок, иных актов налоговых органов);

д) коммерческая практика (правовое сопровождение бизнеса по различным вопросам);

е) юридическая помощь по уголовным делам (как правило, связанным с предпринимательской деятельностью);

ж) защита активов компаний и собственников бизнеса.

Рекомендуем почитать наш блог, посвященный юридическим и судебным кейсам (арбитражной практике), и ознакомиться с материалам в Разделе "Статьи".